無料の応募管理テンプレートの内容
応募管理テンプレートは、応募ごとに1行で、13列からなるスプレッドシートです。列は、会社名、職種、求人リンク、勤務地、給与、応募日、ステータス、次のアクション、次のアクション日、担当者、担当者のメール、職務経歴書のバージョン、メモの順です。Excelファイル（.xlsx）には、7つの値を持つステータスのプルダウンが最初から入っています。CSV版は、Googleスプレッドシート、Numbers、LibreOffice、Notionで開けます。
項目は必要最小限にしています。記録の更新に10秒しかかからないことが、続けられる管理表の条件だからです。どの列も、放っておくと忘れてしまう問いに答えるためにあります。何を送ったか、誰と話したか、次に何が起きるか。応募1件につき1行を保ち、行は削除せず、ステータスを変えてください。その履歴から、どこで選考が止まっているかが見えてきます。
応募管理表の列：それぞれに何を書き、なぜ必要か
13列と聞くと多く感じるかもしれません。どの列も、3週目には必要になるものです。
| 列 | 書く内容 | 役立つ理由 |
|---|---|---|
| 会社名 | 求人票に書かれている企業名です。 | 検索でき、同じ会社への二重応募を防げます。 |
| 職種 | 求人票に書かれている正式な職種名です。 | 採用担当者は後の連絡でこの名前を引用します。どの職務経歴書を使ったかの目印にもなります。 |
| 求人リンク | 求人票のURLです。 | 求人はすぐ削除されることがあります。重要な条件はメモにもコピーしておきましょう。 |
| 勤務地 | 市区町村、または「リモート」「ハイブリッド」です。 | 勤務形態で絞り込んだり、通勤時間を比べたりできます。 |
| 給与 | 掲載されている給与の範囲、または自分の見積もりです。 | 希望年収を聞かれることが多く、オファーを比べるのに必要です。 |
| 応募日 | 応募した日です。 | フォローアップの目安になり、週あたりの応募数も把握できます。 |
| ステータス | プルダウンの7つの値のいずれかです。 | 毎週、いちばん絞り込む列です。 |
| 次のアクション | 「採用担当者にメール」など、具体的な行動を1つ書きます。 | 記録が、やるべきことの一覧に変わります。 |
| 次のアクション日 | その行動の期限です。 | 毎週月曜日に、この列で並べ替えるか強調表示しましょう。 |
| 担当者 | 採用担当者または面接官の名前です。 | 面接の前に、メールを探す手間が省けます。 |
| 担当者のメール | そのメールアドレスです。 | フォローアップが、数分ではなく数秒で済みます。 |
| 職務経歴書のバージョン | 送った職務経歴書のファイル名、または短いラベルです。 | 面接では職務経歴書の内容を聞かれます。相手が見たバージョンを把握しておきましょう。 |
| メモ | 求められている条件、紹介元、面接での質問、給与交渉の内容です。 | 自由記述で、後の選考段階がずっと楽になります。 |
Googleスプレッドシートで応募管理表を設定する
約5分でできます。テンプレートのCSV版を用意してください。
- CSVを読み込む
空白のGoogleスプレッドシートを開き、「ファイル」→「インポート」→「アップロード」を選びます。CSVを選び、「インポートの場所」を「現在のシートを置換」に設定して「データをインポート」をクリックします。.xlsxをGoogleドライブにアップロードしてスプレッドシートで開くこともできますが、プルダウンが引き継がれない場合があります。
- ステータスのプルダウンを追加する
「ステータス」列（G列）を選択します。「データ」→「データの入力規則」→「ルールを追加」を選び、条件を「プルダウン」にして、次の値を入力してください：保存済み、応募済み、面接、内定、不採用、辞退、返信なし。
- ステータスに色を付ける
ステータス列を選択した状態で「表示形式」→「条件付き書式」を選び、各ステータスについて「テキストが完全に一致」のルールを追加します。内定は緑、不採用はグレーにすると、ひと目で状況がわかります。
- 期限切れの次のアクションを強調する
A2:M500を選択し、「条件付き書式」を開いて「カスタム数式」を選びます。=AND($I2<>"",$I2<=TODAY()) と入力します。「次のアクション日」が今日以前の行がすべて強調されます。
- 見出しを固定してフィルタを付ける
「表示」→「固定」→「1行」を選び、「データ」→「フィルタを作成」を選びます。ステータスを「応募済み」で絞り込むと、まだ返事を待っている応募がすべて表示されます。
Excelで応募管理表を使う
用意された.xlsxを開き、そのまま入力を始められます。ステータスのプルダウンは設定済みです。次の4つの小さな追加で、さらに使いやすくなります。
- テーブルにする：データを選択してCtrl+T（挿入 → テーブル）を押します。まだテーブルでなければ行ってください。新しい行が増えても、フィルタや書式が自動で広がります。
- 期限の近い行を強調する：ホーム → 条件付き書式 → 新しいルール → 数式を使用して書式設定するセルを決定 を選びます。=AND($I2<>"",$I2<=TODAY()) と入力し、塗りつぶしの色を選んでください。
- 選考状況を数える：空いているセルに =COUNTIF(G:G,"面接") と入力すると、面接の件数がわかります。「面接」の部分を他のステータスに変えれば、別の件数も数えられます。
- 同期しておく：ファイルをOneDriveなどのクラウドフォルダに保存しておきましょう。ノートPCを紛失しても検索履歴が失われず、スマホからも開けます。
同じファイルからNotionの応募管理表を作る
Notionのボード表示は、グリッドよりも見やすくなります。ただし、行の入力は引き続き手作業です。
- CSVを読み込む
Notionのサイドバーで「インポート」を選び、「CSV」を選びます。Notionが、列ごとにプロパティを持つデータベースを作成します。
- プロパティの種類を設定する
「求人リンク」を「URL」に、「担当者のメール」を「メール」に、「応募日」と「次のアクション日」を「日付」に、「ステータス」を「セレクト」に変更します。ステータスの7つの選択肢を追加してください。
- ボードビューを追加する
ビューを追加し、「ボード」を選んで「ステータス」でグループ化します。応募が進んだら、カードを次の列にドラッグしてください。
- 「期限」ビューを追加する
テーブルビューを作成し、「次のアクション日」が今日以前になるようにフィルタします。毎週月曜日に開き、上から順に対応しましょう。
応募管理表のステータスの意味
これらの7つは、ご自身で決めたラベルです。求人サイトによって表現はさまざまなので、応募ステータスの意味を解説したガイドで、よくある表現の意味を確認してください。
| ステータス | 意味 | 行を移動するタイミング |
|---|---|---|
| 保存済み | 気になっているが、まだ応募していない状態です。 | 応募するつもりの求人をブックマークしたとき。 |
| 応募済み | 応募が完了している状態です。 | 送信ボタンを押したとき、または確認メールを受け取ったとき。応募日を入力してください。 |
| 面接 | 選考の面接段階にある状態です。 | 面接や選考が予定されたとき。各回の面接まで残し、次のアクションに回数を書いておきましょう。 |
| 内定 | 企業から内定が出ている状態です。 | 口頭でも書面でも、オファーを受けたとき。給与と回答期限を書いておきましょう。 |
| 不採用 | 企業から不採用の連絡があった状態です。 | 不採用の通知や、選考を見送る旨のメールが届いたとき。行は残しておきましょう。 |
| 辞退 | 自分から応募を取り下げた状態です。 | 選考を降りたとき、または別の内定を承諾したとき。 |
| 返信なし | フォローアップしても返信がない状態です。 | フォローアップを1〜2回行い、約4週間返信がないとき。返信があれば行を戻してください。 |
応募管理表を正直に保つ、週1回のルーティン
週に1回、毎回同じ時間に、15〜20分ほどです。
- すべてのステータスを更新する
メールボックスと求人サイトを確認します。不採用、面接の案内、内定を記録し、詳細が新しいうちに日付と次のアクションを入力してください。
- 期限のあるアクションを処理する
「次のアクション日」が今日以前の行で絞り込みます。各アクションを実行するか、日付を変更してください。何度も先延ばしになる日付は、その応募を見切る合図です。
- 反応のない応募にフォローアップする
応募から7〜10日後にフォローアップするのが一般的な目安です。担当者や採用担当者に短く丁寧なメールを送り、次の日付を1週間後に設定します。求人票に選考結果の日付が書かれている場合は、その日を過ぎてから連絡してください。
- 新しい求人を追加し、応募先を選ぶ
新しい求人は「保存済み」として記録します。今週応募するものを選び、送る予定の職務経歴書のバージョンをメモしておきましょう。
- 自分の数字を振り返る
「応募済み」と「面接」を比べてみましょう。応募は多いのに面接が少ないなら、職務経歴書や応募先の選び方に原因があるかもしれません。その場合は、職務経歴書を求人に合わせて最適化してみてください。面接は多いのに内定が出ないなら、面接対策を見直すサインです。
スプレッドシートによる管理が行き詰まるポイント
スプレッドシートは、最初の20件ほどの応募管理には十分役立ちます。30件を超えると、同じ4つの問題が現れがちです。
- 入力が抜ける：求人ごとに職種、会社名、リンク、給与をコピーする作業は、疲れたときに省かれがちです。記録していない応募は、フォローアップもできません。
- 求人が消える：企業は求人を掲載終了します。行にはリンク切れと、面接準備に使える説明文が残らないことになります。
- 通知してくれない：「次のアクション日」は、シートを開いてこそ役立ちます。自動でリマインドは届きません。
- バージョンがずれる：「職務経歴書のバージョン」列は、ファイル名の付け方が正確であってこそ機能します。30件目あたりでは、採用担当者が手元に持っている版がわからなくなることがあります。
スプレッドシートを使わない方法：自動で記録が埋まる無料の管理ツール
JobTailorの応募管理は、すべてのプランで無料です。保存済み、応募済み、面接、内定、不採用の各段階に加えて、メモ、担当者、お気に入りも管理できます。ブラウザの拡張機能を使えば、求人ページから直接保存できます。LinkedIn、Indeed、Glassdoor、Greenhouse、Lever、Workday、Ashby、SmartRecruiters など、50以上の求人サイトや採用ページに対応しています。会社名、職種、勤務地、説明文も一緒に取り込まれるので、手で入力し直す必要はありません。
作成した職務経歴書とカバーレターは同じ求人に紐づくため、「職務経歴書のバージョン」列も自動で整います。求人ページから求人を取り込むと、プランごとの月間上限にカウントされます。無料プランは6件、Proプラン（月額$2.99）は200件、Maxプラン（月額$9.99）は1,000件です。上限に達しても、保存済みの求人が削除されることはありません。
スプレッドシートは、使い続けて問題がなければそのまま使ってください。早く切り替える必要はありません。行の入力が負担になってきた、またはフォローアップが滞り始めたら、拡張機能に転記を任せるタイミングです。
よくある質問
Googleスプレッドシートで使える無料の応募管理テンプレートはありますか？
はい。このテンプレートのCSV版をダウンロードし、Googleスプレッドシートで「ファイル」→「インポート」→「アップロード」を選んで、現在のシートを置き換えてください。「データ」→「データの入力規則」でステータスのプルダウンを追加すると、13列の応募管理表として使えます。Excel版もスプレッドシートで開けますが、プルダウンは追加し直す必要がある場合があります。
応募管理表にはどの列が必要ですか？
最低限、会社名、職種、求人リンク、応募日、ステータス、次のアクションがあれば十分です。このテンプレートには、勤務地、給与、次のアクション日、担当者、担当者のメール、職務経歴書のバージョン、メモも加えてあります。これらは、結局メールを探して調べることになる情報だからです。列が少ないほど続けやすいので、使わない列は削除して構いません。
Excelで応募を管理するにはどうすればいいですか？
テンプレートの.xlsxを開き、応募1件につき1行を追加してください。プルダウンからステータスを選び、次のアクションと次のアクション日を入力したら、「データ」→「フィルター」で期限の近いものを確認します。日付の列に条件付き書式を設定すると、期限切れのフォローアップが強調されます。毎週同じ時間にファイルを更新するのがおすすめです。
これはNotionの応募管理としても使えますか？
はい。CSVをNotionにインポートし、「求人リンク」をURLに、2つの日付の列を日付に、「ステータス」をセレクトに変更してから、ステータスでグループ化したボードビューを追加します。段階ごとにカードをドラッグして移動できます。ただし、Notionは行を自動で埋めてくれないため、データ入力は手作業のままです。
応募後のフォローアップは、どのくらいの頻度で行うべきですか？
一般的な目安は、応募から7〜10日後に1回、その1週間後にもう1回です。求人票に選考結果の日付がある場合は、その日を過ぎてから連絡してください。フォローアップは毎回「次のアクション」に記録しておくと、誰にすでに連絡したかがひと目でわかります。
スプレッドシートから応募管理アプリに移行するのは、いつがよいですか？
求人の登録が面倒に感じたとき、またはフォローアップを忘れがちになったときが目安です。応募件数が増えるとこの傾向が出やすくなります。求人ページから直接保存できるツールなら、コピー＆ペーストが不要になり、カスタマイズした職務経歴書も求人に紐づいたままになります。JobTailorの応募管理は、すべてのプランで無料です。
JobTailorの応募管理は無料ですか？
はい。応募管理はすべてのプランで無料で、保存済み、応募済み、面接、内定、不採用の各段階と、メモや担当者の管理ができます。プランによって、求人ページから取り込める求人数が毎月異なります。無料プランは6件、Proプランは200件、Maxプランは1,000件です。上位プランでは、職務経歴書やカバーレターの作成上限が増え、求人アラートも利用できます。
コピー＆ペーストなしで、すべての応募を管理
スプレッドシートは使えるうちは続けてください。求人ページから自動で記録されるようにしたくなったら、無料のすべてのプランで利用できます。
